各二级党组织，各二级单位：

《湖南农业大学公文处理办法》已经学校党委审定，现予公布，自2020年1月1日起施行。原《湖南农业大学公文处理办法（湘农大〔2016〕22号）同时废止。

特此通知。

 附件：1.学校公文种类；

       2.公文格式；

       3.湖南农业大学文件种类及适用范围；

       4.中共湖南农业大学委员会公文审批表；

       5.湖南农业大学公文审批表。

 

 

                                               中共湖南农业大学委员会

                                                   2019年7月8日

湖南农业大学公文处理办法

第一章  总  则 

第一条  为促进学校党政公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《湖南农业大学章程》，特制定本办法。

第二条  公文是学校依法履行职能、实施管理、处理公务活动的具有特定效力和规范体式的文书，包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第三条  学校党委办公室、校长办公室（以下简称党政办）主管学校的公文处理工作，对学校各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位应指定专职人员负责公文处理工作。

第二章  公文种类、格式及行文规则 

第四条 学校的公文种类有决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要11种。（附件1）学校各类公文版式均按照《党政机关公文格式》国家标准执行。（附件2）

第五条  学校公文应当根据行文目的、发文单位与主送单位关系正确选用公文文种(附件3)。根据行文关系，学校公文主要分为上行文、下行文、平行文3种。

（一）向上级党政机关行文用上行文，多用报告、请示等文种。

（二）向学校各部门、单位行文用下行文，多用决定、意见、通知、通报、批复等文种。

学校制定的规章、行政措施和其他规范性文件，根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称，一般要用“通知”印发。

（三）向不相隶属的单位行文用平行文，多用函、意见等文种。

第六条　校内各单位行文，应当遵循以下规则：

（一）党政办可根据授权以学校名义向校内各单位行文，未经批准各单位不得以学校名义向校内其他单位行文。

（二）校内各单位在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。校内各单位在各自职权范围内，可就日常具体工作安排等向相关单位发布通知。

（三）以学校名义下发的公文，由办文单位拟制文稿，单位领导审核，党政办核稿，分管校领导签发，最后由党政办公室印制分发至各单位。

第七条  校内请示和报告，应当遵循以下规则：

（一）学校各单位不得以本单位名义越级向学校上级主管单位行文。

（二）学校职能部门职权范围内的具体问题，应直接报送相关职能部门处理，不需向学校党委、行政请示。学校各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。对有关单位提出的具体问题，确需学校党委、行政解决的，相关职能部门要事先提出倾向性意见，以“请示”形式报送学校党委、行政，不得原文转报。

（二）“请示”应当一事一文，不得在“报告”中夹带请示事项。

（三）校内请示（报告）处理应严格按照办文程序执行。除校领导直接交办的事项外，“请示（报告）”一般不直接送校领导个人。

第三章  发文办理 

第八条  发文办理包括公文的拟制、审核、签发、印发等程序。

第九条  公文拟制。公文拟制应符合国家的法律法规、完整体现学校意图，内容简洁，主题突出，文字精练，格式规范。严格控制篇幅，倡导“短实新”文风。

第十条  公文审核。以学校党委或行政名义下发的公文，各办文单位应根据行文类别，填写《中共湖南农业大学委员会公文审批表》（附件4）或《湖南农业大学公文审批表》（附件5），由本单位主要负责人审批同意，送相关单位会签,再提交党委办公室或校长办公室进行审核。

第十一条  公文签发。学校公文应当经校领导审批签发。以学校党委、行政名义或党政办根据授权制发的公文，属日常工作或业务性专项工作的公文，由党政办报请分管校领导审签；属综合性的、重大工作的公文送相关校领导审阅后，提请党委书记或校长审签；属全局性、长期性的公文根据需要，提请学校会议研究。校领导签发后的文稿即为定稿，具备正式文件的效用，不经签发人同意，任何单位和个人不得再对其内容进行实质性修改。

第十二条  公文的印发。

(一)复核。已经校领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定公文印发份数等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第十三条  面向学校内部的发文，除涉密公文和特殊情况外，通过办公系统办理，不再印发纸质公文。通过办公系统发送的电子公文，与纸质公文具有同等效力。

第四章  收文办理 

第十四条  收文办理由党政办负责，办理程序为：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对收到的公文分类登记，详细记载公文的主要信息和办理情况。

（三）拟办。党政办对来文签收、登记或接收、下载后，非涉密公文要及时上传至学校办公自动化系统，发送至党政办负责人，并由其提出办理意见，其中对属于要求职能部门解决具体问题的来文，按照部门职责范围，可直接转有关职能部门。对属于需要校领导批办或阅知的来文，转有关校领导批阅。对紧急、重要公文应提出办理时限，对需要几个部门承办的来文，须注明牵头承办单位。涉密公文按照保密规定办理。

（四）批办。对来文提出拟办意见后，其中需送学校领导批办或阅知的公文，党政办要及时报送有关校领导批阅，经批办过的公文，要按学校领导的批办要求及时分送有关部门办理。

（五）承办。有关部门接到交办的公文后，应抓紧办理并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文不得延误、推逶。

（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（七）催办。党政办相关人员应随时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。

（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第五章  涉密公文办理 

第十五条  学校按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施、设备，加强涉密公文的管理。涉密公文由党政办统一管理。

第十六条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者上级机关决定。

第十七条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报、符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第十八条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经分管保密工作的校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第十九条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者撤销。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十条  涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

第六章  公文管理 

第二十一条  以学校党委、行政名义印发的公文，由党政办负责统一编号管理。各二级单位的行文，由各二级单位自行负责统一编号管理。

第二十二条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

第二十三条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十四条  公文处理完毕后，需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。

第二十五条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章  附  则 

第二十六条  学校公文含电子公文。电子公文处理按照相应程序执行。

第二十七条  本办法由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由党政办负责答复。

第二十八条  本办法自2020年1月1日施行。原《湖南农业大学公文处理办法（湘农大〔2016〕22号）同时废止。